I documenti possono essere portati fuori dall'area protetta (electronic vault) di PRO.FILE per il loro utilizzo all'esterno, per poi essere, una volta restituiti, archiviati nuovamente nel sistema. Tale funzione è stata realizzata appositamente per lo scambio di documenti con studi di progettazione esterni, fornitori, ecc... Durante il periodo di export tali documenti vengono ‘congelati’ all'interno del sistema, per evitare un eventuale processo di modifica da parte di un utente interno. Il trasferimento all’esterno dei documenti viene registrato dal sistema in una lista di distribuzione. Tale lista fornisce le risposte alle domande ricorrenti: ‘Chi ha prelevato tale documento ? A chi è stato inviato? In quale data ? ecc...’ Tali informazioni sulla distribuzione dei documenti sono fondamentali per la protezione e la sicurezza del know-how aziendale.