Lo scopo principale di una soluzione PLM PDM EDM è quello di trovare sempre e molto velocemente sessioni di lavoro, disegni CAD e documenti che sono stati archiviati nel sistema.
PRO.FILE offre funzioni di ricerca che riflettono la stessa ergonomia utilizzata dal sistema operativo Microsoft Windows: caratteri jolly, liste di selezione e funzioni logiche possono essere usate nei campi delle maschere di ricerca. Per la visualizzazione rapida di modelli CAD, sono disponibili funzioni di preview all'interno del sistema. Queste permettono la verifica rapida del contenuto del documento trovato, evitando così la necessità di caricare il file all'interno dell'applicazione CAD, prima di poterlo verificare, e la relativa perdita di tempo.
Le relazioni tra progetti, commesse, disegni e documenti, e la struttura organizzata dei files può essere visualizzata agevolmente mediante una struttura ad albero, in forma di browser, oppure mediante lista. Il sistema consente inoltre di memorizzare elenchi di ricerche complesse predefinite, di uso ricorsivo (Preferiti), oppure di ricevere una segnalazione non invasiva (Abbonamenti) al variare (nuovi/modifiche/versioni) degli oggetti referenziati nei Preferiti.