Nella maggior parte delle aziende, gli elementi base della gestione dei dati di prodotto sono i disegni tecnici le liste delle parti e le distinte base. Attraverso la disponibilità di tali dati e l'impostazione di procedure specifiche, le attività di progettazione, di produzione e dì manutenzione post-vendita vengono agevolate e controllate allo stesso tempo. La gestione completa ed efficace di tali dati rappresenta la funzione principale del sistema PRO.FILE.
Tra gli elementi di maggior qualificazione di PRO.FILE si evidenzia la totale adattabilità, all'Azienda ed al Prodotto, delle funzioni di classificazione ed indicizzazione di progetti, commesse modelli e documenti. I moduli (templates) di classificazione, per tipologia di documento singole parti e gruppi complessi di prodotto, possono essere organizzati secondo strutture gerarchiche specifiche. Caratteristiche particolari di una 'product family' possono essere automaticamente inserite a qualsiasi livello della gerarchia di prodotto. Le caratteristiche del livello superiore nella gerarchia vengono trasferite automaticamente ai livelli inferiori, secondo criteri Object-Oriented