Lo scopo di PRO.FILE è quello di gestire qualsiasi tipo di documento elaborato durante il processo di sviluppo prodotto, progetto o commessa, e che quindi ne diventa a tutti gli effetti parte integrante. PRO.FILE realizza una gestione completa dei dati tecnici di prodotto, di progettazione e di qualsiasi tipo di documento in formato elettronico; per questo motivo rientra nella categoria dei sistemi PLM PDM EDM (Product LifeCycle Management, Product Data Management, Elettronic Data Management). PRO.FILE permette di classificare, archiviare e gestire qualsiasi tipo di documento proveniente da qualsiasi funzione aziendale. I documenti più classicamente gestiti sono documenti di word processing come manuali, richieste specifiche di prodotto, offerte, contratti, verbali di riunione, corrispondenza, e-mail, ecc... Anche documenti su carta acquisiti mediante scanner, come fax, fatture, disegni di ogni formato, ecc..., piuttosto che fotografie digitalizzate, videoclip, suoni registrati, files di output di calcoli strutturali e programmi di controllo delle macchine (CAM), ecc... Tutti i documenti possono essere associati, senza alcuna limitazione, alla lista delle parti di un singolo o di più componenti, assemblati, progetti e/o commesse. L'accesso al documento cercato può successivamente avvenire sia mediante una ricerca del singolo documento, attraverso la descrizione delle sue caratteristiche, sia ricercando l'intero progetto, la sezione o la parte cui il documento è stato associato.