PRO.FILE archivia e gestisce documenti prodotti da Microsoft Word, Excel ed altre applicazioni di Office. Tabelle e documenti di testo vengono archiviati dalle applicazioni specifiche direttamente nel database del sistema. Quando un documento viene archiviato nel sistema per la prima volta, si attiva la fase di classificazione dello stesso mediante descrizione delle sue proprietà e delle parole chiave, la classificazione può anche essere effettuata automaticamente da PRO.FILE per tipologie standard di documenti. Queste proprietà e parole chiave inserite nel sistema servono poi per la ricerca rapida e sicura del documento. Le funzioni di Check in/out preservano da eventuali conflitti nella modifica degli stessi documenti, infatti il sistema impedisce che un documento in modifica venga aperto in modifica da un secondo utente.