I tempi di accesso ai documenti vengono drasticamente ridotti mediante la classificazione e l'indicizzazione dei medesimi. Liste delle parti, descrizioni del prodotto e disegni possono essere riutilizzati per prodotti similari o all'interno dì progetti che presentano analogie. li comune database del sistema e l'integrazione delle applicazioni m campo progettuale eliminano il rischio di costi derivanti dal riprogettare nuovamente componenti simili o addirittura già realizzati. Inoltre gli sforzi per realizzare una efficiente gestione documentale aziendale si riducono semplicemente alla definizione delle procedure di rilascio e di distribuzione dei documenti. Capi progetto esperti indicano come l'introduzione di PRO.FILE in azienda porta ad una riduzione del tempo di progettazione anche superiore al 30%. Un altro vantaggio determinante è quello di poter accedere ai documenti di progettazione da qualsiasi postazione collegata al sistema ed in qualsiasi momento, senza dover interpellare l'ufficio tecnico o documentale, in base alle proprie autorizzazioni di accesso.