PRO.FILE è un sistema completamente adattabile alle richieste specifiche delle aziende. Il layout delle maschere, gli attributi ed i campi in input ed output delle maschere di controllo, così come i modelli di classificazione per definire i dati della lista delle parti o di qualunque altro documento, possono essere configurati mediante una funzione molto semplice di Graphic Mask Designer. Per effettuare queste operazioni non è richiesta alcuna competenza di programmazione. Modifiche all'interfaccia utente, ossia alle maschere di classificazione e ricerca, possono inoltre essere fatte con il sistema in linea, ovvero senza dover fermare l'attività degli utenti. Modifiche all'interfaccia utente, la definizione dei diritti di accesso degli utenti, l'implementazione di procedure di workflow ed altre funzioni sono eseguibili ad opera dello stesso amministratore di sistema dell'azienda.