Documenti in entrata in un ufficio ed altri documenti in generale, possono essere acquisiti mediante scanner appropriati, classificati (come qualsiasi altro tipo di documento) ed archiviati in PRO.FILE. A seconda delle dimensioni dei documenti su carta si possono utilizzare normali scanner, DIN A4 batch scanner, oppure scanner per dimensioni maggiori. PRO.FILE effettua l'indicizzazione OCR, per la ricerca successiva tramite FullText Search (c) anche sui files di tipo immagine ricevuti da scanner o da sistemi fax (TIFF Gruppo G4).