ll know-how aziendale sulla documentazione di prodotto è composto da molti dati e documenti: modelli CAD, specifiche tecniche, disegni ecc...; per questo risulta di fondamentale importanza salvaguardare tali documenti dalla cancellazione accidentale e dagli accessi non autorizzati. In PRO.FILE tutta l'informazione sui documenti archiviati risiede in un database relazionale protetto all'interno della rete di computer aziendali. I diritti di accesso al sistema sono definiti mediante assegnazione di autorizzazioni personali, indipendentemente dalla piattaforma utilizzata; quelli di accesso alle tipologie di documento sono invece regolati da procedure di workflow facilmente adattabili ad ogni tipologia di organizzazione aziendale.