Oltre alla gestione dei documenti e dei dati, nelle aziende sta acquisendo un'importanza sempre più rilevante il controllo dei processi. Le metodologie di organizzazione aziendale orientate ai processi hanno ormai completamente sostituito la cosiddetta organizzazione diparti-mentale. Questo è tra l'altro un’esigenza richiesta anche dagli standard della Qualità (ISO 9000). Uno scambio continuo di informazione tra i vari dipartimenti necessita di un sistema PDM/EDM per la definizione ed il tracking dei flussi operativi del lavoro. PRO.FILE, con il suo modulo di workflow management, fornisce lo strumento per la definizione del flusso operativo ed il controllo dell’avanzamento delle attività. Procedure specifiche di rilascio dei documenti possono essere definite e controllate mediante PRO.FILE in ogni tipologia di azienda. La struttura organizzativa può essere definita tramite profili di singoli utenti, di gruppi di lavoro, di project team e dei loro diritti di accesso ai dati, messi in relazione allo stato di avanzamento lavori (stato di workflow) dei documenti, delle sessioni, dei progetti. PRO.FILE permette di impostare una lista di utenti, definibile per ogni singolo passaggio di stato, alla quale il sistema invia automaticamente un messaggio con il link al documento in oggetto.
Questo permette di automatizzare la distribuzione dei documenti e di accelerare l'iter burocratico degli stessi attraverso uno strumento veloce ed affidabile, quale il sistema di messaggistica aziendale. Un tool grafico permette la visualizzazione di tutti i processi impostati.